11 марта 2014 — Город
Городская инструкция: Как сделать свое мероприятие во Владивостоке
Пошаговое руководство куратора московского института «Стрелка» Дмитрия Абрамова

Текст: Ольга Продан

Дмитрий Абрамов — руководитель проектов московского института медиа, архитектуры и дизайна «Стрелка», в прошлом редактор проекта «Теории и практики», 9 марта провел во Владивостоке лекцию и воркшоп.

На площадке ЦСИ «Заря» он рассказал о международных образовательных проектах TEDx, PechaKucha, Creative Mornings Moscow, Science Slam и на их примере объяснил, как в рамках города сделать свое мероприятие. 

Шаг первый

Начать нужно с организации команды. Это должны быть ваши единомышленники в составе 3-4 человек. Идеальный состав команды может быть таким:

  1. Человек с контактами в СМИ. Он обеспечит все, что связано с рекламой мероприятия.
  2. Человек с контактами в event-индустрии. Он поможет быстрее найти площадку для проведения.
  3. Человек «рукастый» — тот, который может заниматься дизайном, фотографией и видео. Плюс даже починит технику, если что-то пойдет не так. Статус этого человека в команде определяется как «золотой», потому что заменить его, как правило, невозможно.

Pechakucha night moscow

Pecha Kucha Night Moscow на «Стрелке»

Шаг второй

На данном этапе команда собирается вместе, чтобы продумать концепцию проекта или мероприятия, выделить главную идею, продумать детали организации, решить вопросы, распределить обязанности и составить подробный план.

Обязательные вопросы, требующие четкого ответа:

  1. Кто ваши герои? (Участники, спикеры, выступающие).
  2. Какие потенциальные площадки для проведения вашего мероприятия есть в городе? (Кафе, бары, площадки на открытом воздухе, университеты, частные помещения, библиотеки).
  3. Кто ваши партнеры? (Информационные, бартерные и коммерческие).

Шаг третий

Необходимо получить разрешение на проведение мероприятия от площадки и партнеров (или владельцев формата, если вы запускаете проект, который уже существует в других городах).

Будет проще, если вы придете на встречу с готовой концепцией и планом.

Проморолик Science Slam (Петербург)

Шаг четвертый

Начало подготовки к мероприятию. Здесь важно помнить про подводные камни:

  1. Франшиза и права на формат, если вы запускаете в городе уже существующий проект.
  2. Если мероприятие предполагает зону welcome–drink с алкогольными напитками, на них может потребоваться лицензия.
  3. Помните про визуальные материалы: афиши, фото с репетиций, изображение площадки, видеоролик-анонс и другие. Сделанные качественно и красиво, они существенно повысят интерес к мероприятию и сформируют представление о том, куда люди придут и что там увидят.
  4. Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее.
  5. Продумайте момент с регистрацией на ваше мероприятие. Делать ее необязательно, но она поможет определить примерное количество гостей.

Шаг пятый

Завести аккаунты во всех социальных сетях. Это важно, потому что таким способом вы приучаете аудиторию следить за вами через разные каналы коммуникации.

Шаг шестой

Начать анонсирование мероприятия. Пресс-релиз использовать можно, но в том случае, если он составлен грамотно, интересно и с приложенными визуальными материалами.

В этот же пункт входит работа со СМИ и социальными сетями. В интернете есть много информации о том, как с их помощью продвигать мероприятие. Погуглите.

Шаг седьмой (опционный)

Составить интересную анкету для зрителей. Ее можно раздавать на входе.

Обязательные пункты в анкете: информация о ваших аккаунтах в соцсетях и хэштеге для фотографий, несложные вопросы о проекте и об интересах зрителей. Не исключено, что среди них окажутся ваши будущие герои, партнеры и даже друзья.

Creative Mornings Moscow

Писатель и журналист Линор Горалик выступает на Creative Mornings Moscow

Шаг восьмой

Проверить площадку. Для этого необходимо приехать раньше и проконтролировать еду и напитки, свет, оборудование, камеру, микрофоны, наличие запасных ресурсов в виде батареек, бумаги, ручек и прочих материалов. За 30 минут до начала все должно быть готово.

Как показывает практика, это никогда не получается сделать, и вы все равно будете что-то переподключать, искать и настраивать за пять минут до начала. Не паникуйте.

Шаг девятый

Поставить на входе человека, который проведет зрителей  на площадку и ответит на все вопросы.

Шаг десятый

Собрать пост–релиз из фотографий, видео и комментариев. Несмотря на то, что после окончания мероприятия хочется отдохнуть, нужно собрать эти материалы. Иначе получится, что мероприятие прошло только для тех, кто там присутствовал.

Фото- или видеоотчеты, выложенные в социальных сетях и СМИ, помогут произвести приятное впечатление на читателей и замотивируют их на посещение следующего события.

Шаг одиннадцатый

Собрать отзывы. Это поможет сделать следующее мероприятие лучше.

Шаг двенадцатый 

Провести пост-собрание команды. На нем вы проговорите ошибки, обсудите спорные вопросы, поделитесь впечатлениями. Также можно будет запланировать дату нового события.

Встречи можно проводить в онлайн-форме, создав конференцию или внутренний ресурс для дальнейшего обмена информацией.

Новые материалы